平成17年4月より、「個人情報の保護に関する法律」が全面施行されました。
この個人情報保護法は、個人情報の有用性に配慮しつつ、個人情報の不適正な取扱いによる個人の権利利益の侵害を防止することを目的としています。
本学院は、在学生をはじめ、保証人や卒業生、教職員等の個人情報を多く扱っていることから、その取扱いにあたっては、2003年4月に「個人情報の保護に関する規程」を制定し、個人情報の保護に取り組んできました。
今後も国の法令を遵守し、教職員一人ひとりが、個人の人格尊重、個人情報の適正な利用と保護に努め、かつ必要な安全管理措置を講じてまいりたいと考えております。
各位のご理解とご協力をお願いいたします。

個人情報の定義

個人情報とは、生存する学生等、教職員、学院の構成員である者（過去も含む）、保証人、または父母等の氏名、性別、生年月日等の情報で、その情報により特定の個人が識別され、または識別され得るもののうち、学院が業務上取得または作成した全ての情報をいいます。
紙に記入もしくは印刷された情報の他、コンピュータ、光学式処理装置等により処理または保存されているものも含まれます。

個人情報の収集

個人情報の収集にあたっては、学院が定める規則等で規定するものを除き、収集の目的、用途、保有期間について明らかにし、それを通知または公表します。
学院は、適正かつ公正な手段によって本人から個人情報を収集します。ただし、本人の事前の同意があるときや法令の規定に基づくときなどは本人以外から収集することがあります。

利用の制限

学院は、収集した個人情報を、専ら学生の教育、学生や保証人の方々へのさまざまなご連絡やお知らせなど、教育事業を営む本学院の運営に必要な範囲で利用します。
なお、本人の同意があるときや法令に基づく場合等はその限りではありません。
他の事業者や第三者に個人情報を提供する場合は、本人の同意を得ます。

安全管理措置

学院は個人情報管理者を定め、個人情報の安全保護及び正確性の維持のため、改ざん、漏えい、流失等の防止に対して、必要かつ適切な安全管理措置を講じます。
業務の必要上、個人情報を取り扱う業務を学外に委託するときは、委託業者との間で覚書き等を締結し、従業者や委託先を適切に管理します。
学院に従事するすべての者に、教育研修の実施等を通じて、規則の遵守や個人情報保護意識の徹底化を図ります。

相談窓口

本人は自己の個人情報について開示・訂正・削除・利用停止等を請求することができます。
ご不明な点や手続等についてのお問合わせは、総務局までお申し出ください。

入学手続き書類に記載された入学手続者本人および保証人の氏名、住所、生年月日、その他の個人情報は、次のとおり学生の在籍管理、教育、学生生活指導・支援等の業務並びに当該業務に付随する学生・保証人への連絡・通知など、本校の教育事業運営に必要な範囲でのみ使用します。

1. 入学時の学籍データ作成
2. 学籍管理および教務
3. 課外活動、福利厚生、経済援助等、学生生活全般の支援
4. 学費に関する案内
5. 学内施設設備利用管理
6. 社専ソフィア会（同窓会）の運営
7. 本人および保証人への事務連絡通知
8. その他の事項で本人および保証人への連絡通知

上記の業務を行う際、本校が入手した個人情報の漏洩、流出、不正使用などが生じないよう、必要な措置を講じます。また、個人情報を取り扱う業務を学外に委託するときは、委託業者との間で覚書等をかわし、委託先に必要かつ適切な管理を義務づけます。
なお、本校では学生への教育・指導をより適切に行うために、保証人の皆様にご理解とご協力をお願いしております。本人からの修業の意志の確認ができず、学費の納入が遅れるような場合は、保証人の皆様に修業、履修状況等について相談を行い、学費未納の通知をする場合があります。特別な事情により、保証人へ修業、履修状況等を開示することに不都合がある場合は、事務センターにその旨を申し出てください。

注．学生が未成年者である場合には、本人の諾否にかかわらず保証人にこれらの通知を行う場合があります。